Każdy przedsiębiorca musi się liczyć z ryzykiem wystąpienia w jego firmie nadużyć gospodarczych popełnionych przez pracowników. Zapobieganie i wykrywanie takich nadużyć jest trudne jako iż osoby które je popełniają z reguły bardzo dobrze znają sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa. Szkody jakie ponoszą przedsiębiorcy w wyniku takich działań są ogromne i są odczuwalnie nie tylko w wymiarze finansowym.

Tracimy pieniądze, cierpi prestiż marki

Jeszcze przed wybuchem pandemii, organizacja Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) oceniała, że przestępstwa finansowe wewnątrz organizacji mogą przynosić straty wynoszące nawet ok. 5 proc. rocznych przychodów przeciętnej firmy. W skali globalnej są to kwoty sięgające kilku bilionów dolarów.

Z Raportu Global Economic Crime Survey 2020, opracowanego przez firmę doradczą PwC wynika, że najczęściej występującymi przestępstwami gospodarczymi w polskich firmach są korupcja i łapownictwo, oraz nadużycia księgowe. Z tymi zjawiskami spotkało się odpowiednio 54% i 49% firm.. Dla porównania, dwa lata wcześniej- w badaniu z 2018 r. obie kategorie zgłosiło tylko 17% respondentów. Rośnie liczba nadużyć, rosną też straty – obecnie co trzecia firma szacuje je na poziomie około 4 mln zł.

Przedsiębiorcy często nie doceniają zagrożeń, które tkwią w ich własnych firmach koncentrując się na ochronie przed zewnętrznymi niebezpieczeństwami. Często też nie mają wystarczającej wiedzy, ani możliwości, aby uchronić firmę przed nieuczciwymi pracownikami. Czasami również bagatelizują wewnętrzne zagrożenia uznając, że w sumie nie przynoszą one aż tak wielkich szkód- takie podejście może być tragiczne w skutkach biorąc pod uwagę wyniki badań wskazujące iż straty wynikające z bagatelizowania tematu wewnętrznych nadużyć gospodarczych i finansowych w firmach z roku na rok systematycznie rosną. Nie możemy zapominać iż wspomniane nadużycia nie skutkują jedynie w pogorszeniu finansowego statusu firmy, lecz zagrażają marce firmy. Spółka w której dochodzi do takich sytuacji może znacznie stracić wizerunkowo, co najczęściej przekłada się na osłabienie jej pozycji rynkowej. Wpływać to może na morale pracowników, wzrost fluktuacji kadr, obniżenie poziomu kultury organizacyjnej.

Katalog firmowych przestępstw

Lista zaniedbań, przestępstw i nadużyć gospodarczych popełnianych w przedsiębiorstwach jest długa. Mówimy tu o: malwersacjach, nadużyciach finansowych, ustawianiu przetargów, fałszowaniu wydatków służbowych, kradzieży własności intelektualnej, fałszowaniu faktur i zawyżaniu cen, nieformalnych powiązaniach z partnerami firmy, niewłaściwym wykorzystywaniu poufnych danych osobowych, fikcyjnych zakupach i wielu innych działaniach. Już tylko taki krótki przegląd przestępstw i zaniedbań pokazuje jak trudna i wielopłaszczyznowa jest walka z nimi. Na szczęście, przedsiębiorcy coraz bardziej uświadamiają sobie jak poważne są to ryzyka i coraz częściej też próbują im zapobiegać.

Jednym z możliwych działań zapobiegawczych jest np. zatrudnienie (wytypowanie osoby) prowadzącej kontrole. Takie osoby nazywane są sygnalistami (whistleblowers), a ich działalność jest definiowana jako whistleblowing. Trzeba jednak pamiętać, że znalezienie pracownika do pełnienia takiej funkcji może być dość trudne, chociażby dlatego, że specyfika pracy jest dość niewdzięczna i często prowadzi do uznania takiej osoby przez współpracowników za donosiciela. Oczywiście, ten problem nie powinien podważać roli sygnalisty w funkcjonowaniu firmy.

Przedsiębiorca może też zdecydować się na zorganizowanie wyspecjalizowanych komórek śledczych, czuwających nad prawidłowością przebiegów procesów biznesowych. Przedsięwzięcie takie może jednak okazać się zbyt kosztowne, nie mówiąc już o trudnościach w doborze osób o odpowiednio wysokich kwalifikacjach.

Jak wybrać firmę do śledzenia nadużyć

Jako iż zarządzanie tego typu kontrolą przy użyciu zasobów wewnętrznych firmy jest trudne i skomplikowane- często wybieranym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy firm zewnętrznych, które mają w swojej ofercie przeprowadzanie m.in. audytów śledczych i dochodzeniowych. Rozwiązanie bardzo skuteczne- jednakże trzeba się jednak liczyć z tym, że takich firm nie ma na rynku zbyt wiele. Mamy tu bowiem do czynienia z usługami o wysokim stopniu specjalizacji, które powinny wykonywać osoby o najwyższych kwalifikacjach i z wieloletnim doświadczeniem zawodowym.

Jedną z firm, która ma swojej ofercie przeprowadzanie audytów śledczych i dochodzeniowych nadużyć gospodarczych jest KOB GROUP. W zespole audytowym KOB GROUP znajdują się wykwalifikowani audytorzy, specjaliści kontroli wewnętrznej oraz emerytowani oficerowie policji z przeszło 20 letnim doświadczeniem między innymi w Wydziale do Zwalczania Zorganizowanej Przestępczości Ekonomicznej Zarządu CBŚ KGP, Wydziale do Walki z Przestępczością Gospodarczą i Korupcją oraz Wydziałach Kontroli.

To na co powinniśmy również zwrócić uwagę decydując się na zatrudnienie firmy zewnętrznej jest to czy firma, z którą zamierzamy rozpocząć współpracę oferuje usługi związane ze śledzeniem i wykrywaniem nadużyć gospodarczych. Wspomniana już KOB GROUP dokonuje m.in.: weryfikacji procedur finansowych, kontroli zapisów księgowych wraz ze szczegółowym badaniem dokumentacji finansowo-księgowej, weryfikacji rzeczywistego stanu aktywów i składników majątkowych, kontroli procesów zakupowych od podmiotów zewnętrznych, weryfikacji zużycia dóbr w procesach produkcyjnych oraz codziennym funkcjonowaniu organizacji. Specjaliści z KOB GROUP wnikliwie badają obieg informacji, dokumentów, aktywów wewnątrz firmy, przeprowadzają kontrolę wzajemnych relacji i powiązań osobowych w strukturze firmy, badają powiązania zewnętrznych pracowników piastujących stanowiska zarządcze, związanych z zakupami dla organizacji, osób odpowiedzialnych za procedury przetargowe. Realizując powyższe aktywności są w stanie zebrać kompleksowe dowody, które mogą posłużyć jako dokumentacja w procesie doprowadzenia do stanu pożądanego lub jako dowód sądowy w sprawie o nadużycia.

Kończąc swoje aktywności specjaliści KOB GROUP zawsze przygotowują raport zawierający zakres przeprowadzonych działań, opis wykrytych nadużyć, wskazanie winnych, wykaz poniesionych strat, jak również rekomendacje odnośnie dalszych działań mających na celu zapobiegnięciu powstaniu podobnych strat w przyszłości.