W największych gospodarkach świata ustawy nie regulują terminów i konieczności inwentaryzacji, a jednak są one tam przeprowadzane bardzo często – mówi Elżbieta Fedorowicz, prezes zarządu firmy JKF for Value, z którą rozmawiamy także o wyzwaniach, stojących przed firmami rodzinnymi w Polsce.
Z jakimi problemami zmagają się na co dzień właściciele firm rodzinnych?
Problemy są takie same, jak w każdym przedsiębiorstwie, z tą różnicą, że z własnych, zarobionych przez siebie środków, trzeba wszystko sfinansować i zainwestować. Nie każda firma rodzinna posiada kapitał uskładany przez dziadków czy rodziców. Bardzo często rodzice zaczynali od niczego, a przy dobrym gospodarowaniu środkami pieniężnymi osiągnęli sukces. Trochę szczęścia też jest potrzebne. Do niedawna firmy rodzinne były postrzegane wyłącznie jako malutkie „firemki”, niewiele znaczące w gospodarce. Dopiero od niedawna jest moda na rodzinność, dając za przykład firm rodzinnych takie giganty jak IKEA czy Porche, a w Polsce Vox, Mocate i Ochnik.
Czy polskie przepisy sprzyjają prowadzeniu takiej działalności?
Niestety nie. Obciążenia podatkowe zabierają środki na inwestycje w szkolenia dla pracowników, sprzęt, nowe działalności. Brakuje jasnych przepisów, dotyczących ulg inwestycyjnych. Dopiero od niedawna przygotowywane są ustawy ułatwiające i zmniejszające obciążenia z tytułu przejmowania lub dziedziczenia przez sukcesorów. Największą bolączką jest ilość zmian, która powoduje niezrozumiałość przepisów podatkowych nawet przez ustawodawcę.
JKF For Value należy do stowarzyszenia Inicjatywa Firm Rodzinnych (IFR). Jak ocenia Pani tę organizację, jakie korzyści przynosi wam członkostwo w niej?
Do IFR należymy od 2009 roku. Korzystamy z porad prawnych, porad merytorycznych, szkoleń podnoszących wiedzę jak zdobywać klienta, jak współpracować w grupie, jak zarządzać zespołem. Uczestniczyliśmy w organizowanym przez IFR i PARP, a dofinansowanym przez UE półrocznym szkoleniu, gdzie poznaliśmy wiele osób, z którymi przyjaźnimy się do dziś. Powinna to też być platforma współpracy gospodarczej, ale niestety do tego jest jeszcze długa i wyboista droga.
Czy firmy rodzinne potrzebują inwentaryzacji? Jak często powinno się ją przeprowadzać?
Każda firma powinna wiedzieć, co ma w aktywach, zarówno trwałych, jak i obrotowych. Właściciel firmy, dokonujący samodzielnie zakupów lub poprzez swoich pracowników uważa, że wie dobrze, co ma na stanie i co ma dokupić. Jednak z naszej praktyki wynika, że nie jest to do końca prawdą. Podczas inwentaryzacji zarówno majątku trwałego (środki trwałe), jak i obrotowego (zapasy, materiały) okazuje się, że zalegają w magazynach zapasy zbędne, przeterminowane, niepotrzebne do dalszej działalności. Pokazujemy to w momencie rozliczenia całości spisu i w formie raportu rekomendacyjnego, sporządzanego dla właściciela. Inwentaryzację winno przeprowadzać się w miarę potrzeb. Tylko przepisy polskiej Ustawy o Rachunkowości przyjmują różne kryteria, metody i terminy. Dlatego inwentaryzacje są postrzegane jako coś koniecznego dla księgowej, ale zbędnego dla właściciela. Robi się ją zatem raz do roku (zapasy, materiały, półprodukty, produkcja w toku, wyroby gotowe, kasa, itd. ) lub raz w ciągu 4 lat (środki trwałe). Przepisy są jednak nieprecyzyjne i niedostosowane do obecnych standardów przeprowadzania w formie elektronicznej i nowoczesnych technik magazynowania oraz logistyki.
Polskie przedsiębiorstwa podchodzą do inwentaryzacji raczej niechętnie. Z czego, Pani zdaniem, wynikają ich obawy?
Po ponad 30 latach pracy na stanowisku głównego księgowego oraz ponad 20 latach pracy przy wykonywaniu projektów inwentaryzacji mogę powiedzieć, że niechęć wynika z bałaganu w ewidencjonowaniu (lub w ogóle braku ewidencji), niekompetencji osób prowadzących zapisy oraz księgi inwentarzowe lub niezrozumieniu celu – po co w ogóle śledzić, co jest w firmie, przecież stoi i nikt tego nie ukradnie. Rzeczywistość okazuje się jednak inna. Są pożary, włamania, kradzieże, nawet przez pracowników własnych, a najczęściej brak jest zabezpieczenia i ubezpieczenia majątku trwałego. Ubezpieczyciel zwróci całość kosztów, jeżeli zawarta umowa będzie miała wskazanie, jakie konkretnie składniki majątku wchodzą w jego skład. Podobnie jest z podatkami od nieruchomości, które nie podlegają weryfikacji. Często płacimy podatki za nieistniejące obiekty lub obiekty źle sklasyfikowane, o zawyżonej wartości. To wszystko jest związane z inwentaryzacją. I jeszcze jedno. W UoR przyjęto 3 kryteria, co jest rzeczowym składnikiem majątku trwałego: okres użytkowania powyżej roku, kompletny, zdatny do użytku i przeznaczony na potrzeby firmy. Nigdzie w ustawie nie ma wskazania kwoty poniżej lub powyżej której należy traktować dany przedmiot jako środek trwały. To przepisy podatkowe wprowadziły wartość 3,5 tys. zł jako graniczną do amortyzacji środków trwałych. Stąd bierze się błędna interpretacja, że nie wszystko należy inwentaryzować.
Jak często inwentaryzację stosują firmy działające na największych światowych rynkach, np. w USA? Czy tam, podobnie jak w Polsce, jest to ich obowiązkiem?
W największych gospodarkach świata ustawy nie regulują terminów i konieczności inwentaryzacji, a jednak są one tam przeprowadzane bardzo często. Inwentaryzacje służą tam do określenia gdzie i w jaki sposób można ograniczyć koszty działalności w tym biur (stąd pomysł openspace lub stanowisk rotacyjnych) i magazynów dla zmniejszenia wartości zapasów i powierzchni.
Na czym polega wasza przewaga nad konkurencją? Skąd czerpiecie dobre praktyki?
Jakość jest podstawą naszej działalności od początku istnienia grupy JKF. Jako pierwsza firma w Europie, otrzymaliśmy Certyfikat Jakości w zakresie usług inwentaryzacyjnych i niezależnie od wielkości projektu stosujemy zasady, które wypracowaliśmy przez prawie 20 lat. Każdy klient wymaga indywidualnej współpracy i zaspokojenia jego wszystkich potrzeb. My zapewniamy naszym klientom kompleksową obsługę nie tylko spisywania, ale i rozliczania, szkolenia, doradztwa organizacyjnego i księgowego. Świadczą o tym listy referencyjne, które otrzymaliśmy od największych firm w Polsce, w tym od Giełdy Papierów Wartościowych i Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych, Polkomtela, Unilevera, Warty TUnŻ oraz większości banków. Na naszej stronie – www.jkf.pl – są wymienione wszystkie listy referencyjne i przedsiębiorstwa, które wybrały nas do współpracy.
Na czym polegają oferowane przez firmę szkolenia? Kto je prowadzi? Czy po ich odbyciu klient jest w stanie samodzielnie zajmować się inwentaryzacją swojej firmy?
Na szkoleniach z zakresu inwentaryzacji i zarządzania majątkiem, które prowadzę osobiście, przekazuję całą wiedzę teoretyczną i przede wszystkim praktyczną. Moje szkolenia cieszą się ogromnym zainteresowaniem, ponieważ o przepisach mówię 5 minut, a o praktyce 6 godzin.
JKF For Value zapewnia swoim klientom również wsparcie technologiczne. Jakie oprogramowanie oferujecie i jaką korzyść może ono przynieść korzystającym z niego firmom?
Oferujemy oprogramowanie do zarządzania majątkiem i inwentaryzacji wraz z niezbędnym sprzętem. Bardzo często proponowane przez nas systemy służą w przedsiębiorstwach obok np. SAP czy Oracle i uzupełniają je.
Jakie są plany JKF for Value na najbliższe miesiące?
Zakończyć inwentaryzację dużego projektu dla stałego klienta, rozpocząć kompleksową inwentaryzację w ok. 700 lokalizacjach w Polsce i największą ilość środków trwałych w historii Grupy JKF – ponad 170 tys. pojedynczych przedmiotów dla jednego z banków, a potem go wycenić. Jest to duże wyzwanie, które JKF For Value zakończy w połowie lipca. Po wakacjach dla całej załogi nastąpi start do intensywnych inwentaryzacji drugiego półrocza.
