Z dr Bożeną Roczniak, Founderką & CEO Ostendi Global, rozmawia Marcin Prynda
Czym się zajmuje i co wyróżnia OstendiHR na tle innych firm z obszaru HR Tech na rynku?
OstendiHR to spółka technologiczna wywodząca się z doradztwa HR-owego. To, co wyróżnia nas na tle innych, podobnych firm, to, że tworzone przez nas rozwiązanie bazuje na wiedzy i doświadczeniu ekspertów z dziedziny HR. Platforma OstendiHR powstała z realnych potrzeb, jakie mają działy personalne, m.in. w zakresie raportowania różnych wskaźników (np. rezerwa urlopowa, poziom rotacji). Dlatego z pomocą Ostendi pracownicy działów personalnych mogą usprawnić szereg procesów związanych z obszarem miękkiego HR, takich jak onboarding, zarządzanie szkoleniami, przegląd kompetencji czy ocena okresowa. Natomiast dzięki zaawansowanym raportom, wykorzystującym możliwości AI, nasi klienci uzyskują dane, które pozwalają im na podejmowanie trafnych decyzji dotyczących kandydatów, awansów i rozwoju pracowników, jak również działań, które optymalizują obecne procesy w całym przedsiębiorstwie.
Jednym zdaniem – platforma OstendiHR nie tylko usprawnia / automatyzuje obowiązujące procesy, ale także dzięki zaawansowanemu raportowaniu dostarcza informacji zarządczych, jak również pozwala spełnić wymogi, które nakładają na przedsiębiorców m.in. dyrektywy unijne w zakresie ESG.
Jak zmienił się krajobraz obszaru HR Tech w ostatnich latach i jak OstendiHR, działający na rynku od 2019, zareagował na te zmiany?
Jakie innowacyjne rozwiązania zaproponował przedsiębiorstwom? Od 2019 roku w zakresie digitalizacji obszaru HR wydarzyło się bardzo wiele. Pamiętajmy o tym, że jest to czas przed pandemią. Zanim ogłoszono pandemię związaną z SARS-CoV-2 większość klientów jedynie sporadycznie korzystało z Microsoft Teams, a w obszarze HR na rynku polskim obecni byli jedynie więksi gracze technologiczni tacy jak SAP czy Oracle. Automatyzacja w zakresie HR natomiast dotyczyła głównie testów osobowości i aplikacji automatyzujących procesy rekrutacyjne.
Ogłoszenie lockdownu w lutym 2020 roku doprowadziło do rewolucji, a tym samym przyspieszenia digitalizacji procesów związanych z HR-em. Również ten czas sprawił, że właściciele firm i Zarządy zaczęły dostrzegać rolę działów personalnych.
Decyzję o skoncentrowaniu się na technologii podjęłam pod koniec 2018 roku. Dokładnie pamiętam ten czas, ponieważ był to również czas, kiedy próbowałam znaleźć finansowanie dla spółki. Nikt wtedy nie wierzył i nie rozumiał biznesu jakim jest OstendiHR. My już wtedy koncentrowaliśmy się na zaawansowanym raportowaniu, wskazując poziomy dopasowania pracownika do kultury organizacyjnej i do pełnionej roli. Już wtedy system generował automatycznie rekomendacje rozwojowe, podpowiadając, co pracownik powinien zrobić w celu rozwoju swoich kompetencji. Teraz nazywamy to AI.
Jakie są największe wyzwania, przed którymi stoją dziś firmy w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi? Jakie narzędzia oferowane przez OstendiHR pomagają w rozwiązywaniu tych problemów?
Ciągła zmiana to jedyne co obecnie możemy nazwać pewnością. Rynek pracy nieustannie się zmienia, słyszymy o braku talentów na rynku, o sztucznej inteligencji (AI), rozwoju technologicznym, z drugiej strony mamy pracę zdalną, wypalenie zawodowe i problemy ze zdrowiem psychicznym pracowników. Firmy niewątpliwie stają obecnie w trudnej sytuacji, dlatego radzenie sobie z tymi wyzwaniami wymaga od działów HR strategicznego podejścia, elastyczności i ciągłego doskonalenia procesów. Chaos w firmie, brak uporządkowania działań, a co za tym idzie brak rzetelnych danych, które pozwalają szybciej podjąć działania prewencyjne, na pewno nie pomaga w znalezieniu skutecznych rozwiązań. Nie sprzyja to również tworzeniu środowiska pracy, które wspiera zaangażowanie i motywację pracowników. Aby nadążać za zmianami i odpowiedzieć na te wyzwania, firmy powinny inwestować w nowe technologie oraz podnoszenie kwalifikacji zatrudnionych osób. Dlatego też w kontekście wdrażania technologii do firmy, nie powinniśmy zadawać sobie pytań o to czy w ogóle ją wdrażać, tylko jakie rozwiązanie technologiczne wybrać, aby jak najlepiej odpowiadało ono na obecne i przyszłe potrzeby organizacji.
OstendiHR pozwala na uporządkowanie i automatyzuję szeregu procesów HR-owych oraz szybkie i rzetelne raportowanie, uwalniając tym samym czas pracowników działów personalnych, pozwalając im na realizację zadań strategicznych. Jako spółka technologiczna jesteśmy więc w stanie wesprzeć naszych klientów w tym burzliwym czasie, pomagając im spojrzeć na swoją organizację bardziej holistycznie – poprzez pryzmat rzetelnych, strategicznych danych o zatrudnionych pracownikach.
Jakie korzyści mogą uzyskać firmy, korzystając z rozwiązań proponowanych przez OstendiHR? Jakie najczęstsze błędy popełniają, nie widząc efektów?
Przede wszystkim porządek w procesach, oszczędność czasu i kontrolę działań związanych z zarządzaniem ludźmi. Nasz system dostarcza dane nie tylko do działów personalnych, ale poprzez automatyzację licznych procesów umożliwia menadżerom zarządzającym zespołami bieżącą kontrolę wskaźników wpływających na realizację celów biznesowych i efektywność pracy.
Nie da się skutecznie zarządzać tym, czego wcześniej nie zmierzymy, więc jeżeli ktoś wdraża różne działania w firmie, ale nie widzi ich efektów, to bardzo prawdopodobne, że nie bazuje na rzetelnych danych.
Pamiętajmy jedno, firmę tworzą ludzie – bez mierzenia i analizy danych nie będziemy w stanie efektywnie zarządzać swoim przedsiębiorstwem.
Czy OstendiHR oferuje rozwiązania dedykowane dla firm o różnej wielkości i z różnych branż?
Tak, zdecydowanie! Jesteśmy w stanie dostosować nasze rozwiązania do wielkości organizacji. Współpracujemy z wieloma dużymi firmami takimi jak np. Budimex S.A., Stock Polska, Unilever czy Grupa Wielton, ale z naszej platformy korzystają również z powodzeniem dużo mniejsze organizacje. Ogromną zaletą OstendiHR jest modułowość platformy. Oznacza to, że jeżeli podejmiesz współpracę z nami, nie musisz od razu decydować się na zakup całości aplikacji. Możesz wybrać jedynie te moduły, których naprawdę potrzebuje Twoja organizacja w danym momencie.
W jaki sposób OstendiHR wspiera rozwój kompetencji pracowników swoich klientów?
Wspieramy naszych klientów dwupoziomowo przez różne działania – bezpośrednio edukując pracowników działów personalnych poprzez prowadzoną przez nas #OstendiAcademy, ale także poprzez dostarczanie zaawansowanej technologii, która pozwala naszym klientom udostępniać szeroko wiedzę na temat różnych obszarów w swojej organizacji.
Jakie rady ma OstendiHR dla firm chcących usprawnić zarządzanie zasobami ludzkimi?
Najważniejsza rada jest taka, że profesjonalizacja działów personalnych zaczyna się od mierzenia podstawowych wskaźników HR, jakimi jest poziom absencji, rotacji i zaangażowania pracowników. Jeżeli zastanawiamy się nad automatyzacją procesów zacznijmy od porządku w obecnych danych, a następnie wdrażajmy automatyzację począwszy od mniejszych procesów.
Już podczas pierwszych spotkań nasi konsultanci wskazują klientom kierunki, zwracając uwagę na to, od czego warto zacząć wdrażanie danego procesu w konkretnej sytuacji, tak aby całość przebiegła w sposób efektywny. Natomiast nasi klienci mogą liczyć na nasze wsparcie w całym cyklu wprowadzania procesu do organizacji. Na pokładzie mamy świetnych ekspertów HR z dużym doświadczeniem pracy w branży. Dlatego też jako praktycy, jesteśmy w stanie wesprzeć klienta nie tylko technicznie, ale również w kwestiach merytorycznych zawsze służymy dobrą radą i pomocą.
Czy mogłaby Pani podzielić się historiami sukcesu lub studiami przypadków, w których Ostendi HR znacząco wpłynął na działalność klienta?
Jednym z naszych pierwszych i znaczących sukcesów było wdrożenie platformy OstendiHR do obszaru produkcji Stock Polska. Stock Polska jest częścią międzynarodowej grupy Stock Spirits Group – jednej z największych firm produkujących napoje alkoholowe w Europie..
Do momentu wdrożenia platformy OstendiHR pracownicy produkcyjni byli wyłączeni z procesu wyznaczania celów i oceny pracowniczej. Miało to przełożenie na wyzwania, z jakimi mierzyły się osoby zarządzające w momencie wypłaty premii. Wiązało się to z tym, że większość pracowników produkcji nie posiadało firmowych adresów mailowych. Firma mierzyła się z tym wyzwaniem, tworząc zaawansowane `Excele, których wypełnianie było mocno utrudnione, a następnie analiza zajmowała długie dni.
Dzięki funkcjonalnościom platformy OstendiHR i naszemu doświadczeniu w pracy z firmami produkcyjnymi, stworzyliśmy rozwiązanie, które adresowało te wyzwania. Dlatego też Stock Polska zaprosił nas do współpracy i udało się z dużym sukcesem wdrożyć moduł do okresowej oceny pracowniczej.
Od pierwszej oceny minęło 3 lata, dzięki czemu obecnie liderzy zmiany, kierownicy, jak i dział personalny ma stały podgląd na obecnie realizowane cele, jak i historyczne oceny. Natomiast wygenerowanie raportu, wspierającego naliczenie premii, zajmuje jedynie 15 sekund.
Jakie są najnowsze trendy w dziedzinie HR, które firma OstendiHR obserwuje i stara się zaadoptować?
Automatyzacja procesów i wdrożenie AI jest obecnie jednym z największych trendów na rynku i wkracza ona w różne sfery naszego życia, w tym także w obszar biznesu / HR. Widzimy to coraz wyraźniej. Jeżeli firmy nie chcą zostawać w tyle za konkurencją, to są zmuszone korzystać z nowych technologii i wdrażać je do swoich organizacji.
W OstendiHR właśnie to robimy! Tworząc naszą technologię, dajemy klientom szansę na tworzenie w ich firmach nowoczesnych procesów personalnych. Dzięki wdrożeniu platformy OstendiHR profesjonalizujemy działy personalne, budując tym samym ich strategiczną rolę w organizacji.
Tym co nas wyróżnia, jest znajomość procesów HR-owych z doświadczenia. Na tej podstawie stworzyliśmy rozwiązanie, które stale rozwijamy, będąc blisko rynku i słuchając bieżących potrzeb naszych klientów.
Jakie technologie i metody wykorzystuje OstendiHR w swoich rozwiązaniach HR? Czy wsparcie stanowi także sztuczna inteligencja? A jeśli również inne innowacyjne technologie, to jakie?
W naszej platformie wykorzystujemy obecne technologie – w tym związane z możliwościami, jakie niesie AI – m.in. modele predykcyjne, analizy trendów, jak i modele LLM. Dodatkowo, nasza platforma daje możliwość zagospodarowania międzynarodowego środowiska, dopasowując automatycznie język komunikacji z pracownikiem pod jego język ojczysty. To samo dotyczy raportowania, które może być wygenerowane w 19 językach z uwzględnieniem odpowiedzi na pytania otwarte niezależnie od języka w jakim prowadzony był proces. Dlatego też z naszego rozwiązania korzystają także duże korporacje, które na co dzień posiadają międzynarodowe systemy, takie jak SAP czy Workday. OstendiHR jest brakującym ogniwem w dostępnych systemach HCM- -owych na rynku.
Jak OstendiHR zapewnia bezpieczeństwo i poufność danych osobowych pracowników.
Całość platformy OstendiHR i polityki OstendiHR jest zgodna z normami ISO 27001. Pomimo tego, że jesteśmy rozwiązaniem, które postrzegane jest jako chmurowe – to infrastruktura IT jest bardziej zbliżona do działań on-premises. Platforma umieszczona jest na dedykowanych zewnętrznych serwerach, spełniających najwyższe standardy i wzorce branżowe. Nasze serwery posiadają międzynarodową normę ISO/IEC 27001.
W związku z pracą na danych osobowych wdrożyliśmy procedury, które spełniają najbardziej restrykcyjne wymogi obowiązujących przepisów RODO. Dane osobowe naszych klientów są chronione 24/7 poprzez procedurę szyfrowania oraz stały monitoring aktywności w systemie. Nasz kod i bazy danych są nieustannie aktualizowane, co zwiększa bezpieczeństwo i chroni przed potencjalnymi atakami z zewnątrz. Raz na 12 miesięcy przeprowadzamy również testy penetracyjne, dzięki którym sprawdzamy aktualny poziom bezpieczeństwa i potencjalne podatności. Nieustannie dokonujemy także kopii baz danych i archiwizujemy je na niezależnych serwerach.
Jakie są największe wyzwania, z jakimi mierzy się firma OstendiHR?
Jednym z większych wyzwań, z jakimi się spotykamy, jest wciąż niewielka świadomość strategicznej roli, jaką pełnią działy HR w każdej firmie. Rola HR-owców w wielu organizacjach nadal sprowadza się jedynie do obsługi administracyjno-kadrowej pracowników, gdzie de facto funkcja, jaką pełnią pracownicy działów personalnych, jest znacznie szersza. HR-owcy odgrywają kluczową rolę w rozwoju przedsiębiorstw i tworzeniu zaangażowanej kultury organizacyjnej, co jest niezwykle ważne, szczególnie w okresie tak dynamicznych zmian na rynku, jakich jesteśmy obecnie świadkami. Niestety, świadomość w tym zakresie ciągle jest w trakcie budowy, ale powoli zmierzamy w dobrym kierunku.
Czy OstendiHR planuje ekspansję na nowe rynki, zarówno w kraju, jak i za granicą?
Realnie rozpoczęliśmy działalność w 2019 roku i początkowo naszą firmę tworzył zespół 5 zdolnych osób,. Dzięki ich pracy nasze rozwiązanie zostało wdrożone zarówno w Polsce, jak u pojedynczych klientów Europy Zachodniej. Trzeba pamiętać, że do 2022 roku rozwój platformy OstendiHR był finansowany głównie ze środków własnych, jak i pojedynczych Aniołów biznesu. Rośliśmy organicznie, potwierdzając skuteczność naszego technologicznego rozwiązania u nowych klientów.
Dopiero dołączenie do spółki Marcina Grzymkowskiego (byłego właściciela e-Obuwie.pl a aktualnie e-commercowego sklepu Sportano.pl) pozwoliło OstendiHR na wejście na inny poziom rozwoju. Działania w 2022 i przez połowę 2023 roku koncentrowały się na budowaniu struktur Ostendi oraz na dalszym rozwoju produktu. W październiku 2023 roku do spółki dołączył fundusz Smartlink Partners, który swoim kapitałem wsparł nasz rozwój sprzedaży i pozyskanie pierwszych klientów z rynku amerykańskiego.
Obecnie nasze działania koncentrują się głównie na zwiększeniu udziału OstendiHR na rynku polskim oraz organicznym pozyskiwaniu klientów z USA i Europy. Intensyfikację naszych działań na rynku amerykańskim planujemy na 2025 r. – w momencie, kiedy w Polsce i Europie będziemy niewątpliwym liderem w zakresie dostarczania technologii do obsługi procesów związanych z miękkim HR.
Co uważa Pani za największy sukces OstendiHR?
W ciągu niecałych 5 lat staliśmy się rozpoznawalną firmą na rynku polskim w zakresie dostarczania rozwiązań technologicznych dla HR. Nasze flagowe narzędzia do profilowania pracowników i dokonywania przeglądów kompetencyjnych są wykorzystywane przez liczne międzynarodowe organizacje. Obecnie z platformy OstendiHR na co dzień korzysta już przeszło 300 tyś użytkowników. Początkowo na platformie dostępne były jedynie moduły diagnostyczne a teraz jesteśmy już w stanie obsłużyć niemal cały cykl życia pracownika w organizacji. Aplikacja została przetłumaczona na 19 różnych języków, w których nasi klienci mogą prowadzić swoje procesy. To wszystko nie udałoby się natomiast bez naszego niezawodnego zespołu. Dlatego też największym sukcesem i wartością OstendiHR są ludzie, którzy tworzą naszą firmę!