W jaki sposób mikrofirmy powinny przygotować się do wdrożenia PPK? Jak zawrzeć umowy o prowadzenie i zarządzanie PPK? Co stanowi podstawę naliczenia wpłat do PPK? Jakie są obowiązki informacyjne pracodawcy związane z zawarciem umów PPK?
Najnowszy poradnik pt. „Jak utworzyć PPK krok po kroku? Prosta instrukcja dla pracodawców” jest skierowany do wszystkich przedstawicieli pracodawców, w tym mikrofirm. W praktyczny sposób przybliża zagadnienia prawidłowego wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie.
– Nasz nowy poradnik jest skierowany przede wszystkim do pracodawców, którzy mają przed sobą wdrożenie PPK, a nie posiadają działów kadr i płac – podkreśla autorka poradnika Joanna Gawęda, ekspertka PFR Portal PPK.
Jeśli jesteś pracodawcą, który został objęty ustawą o PPK od 1 stycznia 2021 r. i nie jesteś pracodawcą z sektora finansów publicznych, obowiązują Cię następujące terminy na zawarcie:
❖ umowy o zarządzanie PPK − do 23 kwietnia 2021 r.,
❖ umowy o prowadzenie PPK − do 10 maja 2021 r
Możesz zawrzeć te umowy wcześniej, ale zawarcie ich po terminie będzie niedopełnieniem obowiązków ustawowych.
Krok 1 – Przygotuj się do wdrożenia PPK
Aby wdrożenie PPK przebiegło sprawnie, warto się do niego odpowiednio przygotować. Działania, które proponujemy poniżej, mogą Ci w tym pomóc.
Zastanów się, może więc warto zawczasu:
✤ ustalić osoby odpowiedzialne za wdrożenie i obsługę PPK w Twojej firmie oraz opracować harmonogram wdrożenia programu,
✤ oszacować koszty programu i zabudżetować wydatki na jego obsługę (poza wpłatami należy uwzględnić w nich również koszty dodatkowe – jednorazowe i te związane z bieżącą obsługą programu PPK),
✤ przygotować wstępną listę pracowników, dla których powinieneś zawrzeć umowę o prowadzenie PPK (tych którzy spełniają definicję osoby zatrudnionej),
✤ określić założenia do programu kadrowo płacowego,
✤ ustalić z kim dokonasz wyboru instytucji finansowej zarządzającej środkami gromadzonymi w PPK (zakładowa organizacja związkowa czy reprezentacja osób zatrudnionych),
✤ opracować tryb wyboru reprezentacji osób zatrudnionych (jeśli nie działa u Ciebie zakładowa organizacja związkowa),
✤ poznać obowiązki informacyjne względem pracowników i obowiązki związane z prowadzeniem PPK (w tym z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji związanej z PPK).
Podjęcie powyższych działań pomoże Ci nie tylko uporządkować proces wdrożenia PPK, ale także podjąć ważne decyzje dotyczące programu, np. czy będziesz finansować wpłaty dodatkowe. Ustalenie nawet ogólnego harmonogramu działań pozwoli na bieżące monitorowanie terminów i może zdecydować o powodzeniu
całego procesu.
Krok 2 – Wybierz Instytucję Finansową
Na tym etapie istotne jest, abyś pamiętał, że:
✤ razem z reprezentacją pracowników powinieneś przygotować zestawienie kryteriów wyboru instytucji finansowej (zwłaszcza jeśli chcecie ustalić dodatkowe kryteria – poza tymi, które wynikają z przepisów), a następnie – również wspólnie z tą reprezentacją – dokonać analizy ofert,
✤ oferty wszystkich instytucji finansowych oferujących prowadzenie PPK znajdziesz pod adresem: https://www.mojeppk.pl/lista-instytucjifinansowych.html, przy czym
✤ zapytania ofertowe możesz wysłać bezpośrednio do instytucji finansowych,
✤ jeżeli do 23 marca 2021 r., tj. na miesiąc przed upływem terminu, w którym jesteś zobowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie osiągniesz porozumienia z załogą co do wyboru instytucji finansowej –
możesz wybrać ją samodzielne,
✤ wybór instytucji finansowej powinieneś odpowiednio udokumentować.
Wyboru instytucji finansowej powinieneś dokonać w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka w Twojej firmie nie działa, to w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie przyjętym w Twoim
przedsiębiorstwie.
Porozumienie ze związkami zawodowymi Jeśli działa u Ciebie więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa,
do współpracy przy wyborze instytucji finansowej należy zaprosić każdą z nich.
Sposób ustalenia i przedstawienia wspólnego stanowiska przez wyłonioną do tych spraw wspólną reprezentację związkową określi porozumienie zawarte przez organizacje związkowe. O formie oraz o sposobie ustalenia i prezentacji takiego stanowiska zdecydują samodzielnie organizacje związkowe w zawartym w tym celu porozumieniu.
Porozumienie z reprezentacją osób zatrudnionych (gdy nie ma zakładowej organizacji związkowej)
Nie możesz samodzielnie wyznaczyć takiej reprezentacji, możesz tylko określić tryb jej wyboru (nie ma przepisów regulujących ten tryb). Pamiętaj też, że choć w skład reprezentacji mogą wchodzić również osoby, które nie spełniają definicji osoby zatrudnionej, wyboru tej reprezentacji mogą dokonać tylko osoby zatrudnione.
Jak utworzyć PPK krok po kroku? Prosta instrukcja dla pracodawców 6Jeśli w Twojej firmie istnieje już przedstawicielstwo pracowników (np. komisja socjalna), to nie ma przeszkód, aby to przedstawicielstwo reprezentowało interesy osób zatrudnionych w zakresie wyboru instytucji finansowej.
Pamiętaj jednak, że może ono reprezentować osoby zatrudnione w procesie wyboru instytucji finansowej tylko pod warunkiem, że osoby zatrudnione nadadzą mu takie uprawnienie.
Jeśli nikt z zatrudnionych nie zgłosi się do reprezentowania osób zatrudnionych albo wybrany pracownik nie zgodzi się wejść w skład takiej reprezentacji,
sam wybierzesz instytucje finansową. Pamiętaj jednak, aby ten fakt odpowiednio udokumentować.
Kryteria wyboru instytucji finansowej Wyboru instytucji finansowej powinieneś dokonać w szczególności na podstawie:
✤ oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,
✤ efektywności w zarządzaniu aktywami,
✤ posiadanego przez podmioty zarządzające doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi.
Poza powyższymi kryteriami możesz wziąć pod uwagę także takie kryteria jak np.:
✤ dotychczasowe wyniki finansowe,
✤ kompetencje zespołów zarządzających i przyjęte polityki dot. inwestowania
środków w PPK,
✤ zakres wsparcia w procesie wdrażania i obsługi PPK w firmie.
Dokonując wyboru instytucji finansowej należy mieć także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.
Dokumentowanie wyboru instytucji finansowej Wybór instytucji finansowej powinieneś odpowiednio udokumentować.
Taka dokumentacja może Ci się przydać w przyszłości, np. w przypadku zarzutów co do sposobu przeprowadzenia konsultacji z reprezentacją pracowników – abyś mógł wykazać swoją staranność w zakresie przeprowadzonych konsultacji.
Mogą to być protokoły ze spotkania z reprezentacją pracowników, zestawienie kryteriów branych pod uwagę w procesie porównywania ofert, raport z analizy ofert, czy wreszcie porozumienie w sprawie wyboru instytucji finansowej lub dokument potwierdzający brak takiego porozumienia.
Krok 3 – Zawrzyj umowy tworzące PPK
Na tym etapie pamiętaj, że:
✤ możesz zdecydować o zawarciu umów przed terminami wskazanymi w przepisach,
✤ jeśli zdecydowałeś się na zawarcie umów we wcześniejszych terminach, to umowę o zarządzanie PPK powinieneś zawrzeć nie później niż na 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK,
✤ możesz, a nawet powinieneś poinformować pracowników o zasadach uczestnictwa w PPK,
✤ masz obowiązek poinformować pracowników, którzy ukończyli 55 lat (albo ukończą do dnia zawarcia umowy o prowadzenie PPK), że przystąpić do PPK mogą wyłącznie na swój wniosek,
✤ zawierasz umowę o prowadzenie PPK tylko dla „osób zatrudnionych”,
✤ zawarcie umów wiąże się dla Ciebie z obowiązkami informacyjnymi wobec pracownika i instytucji finansowej.
Umowa o zarządzanie PPK
Umowę o zarządzanie PPK zawierasz z wybraną instytucją finansową. Jest to umowa zawierana pomiędzy Tobą (pracodawcą) a tą instytucją. Masz czas na zawarcie umowy o zarządzanie PPK do 23 kwietnia 2021 r.
Umowa o prowadzenie PPK
Z tą samą instytucją finansową, z którą zawrzesz umowę o zarządzanie PPK, zawierasz – w imieniu i na rzecz swoich pracowników – umowę o prowadzenie PPK. Stronami tej umowy są: pracownik i instytucja finansowa.
Termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK to 10 maja 2021 r.
Informowanie pracowników o zasadach uczestnictwa w PPK
Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK, możesz poinformować pracowników o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach pracownika i pracodawcy związanych z uczestnictwem w programie.
Jak utworzyć PPK krok po kroku? Prosta instrukcja dla pracodawców 8Mimo, że takie informowanie nie jest Twoim ustawowym obowiązkiem, przeprowadzenie w firmie akcji informacyjnej o PPK jest korzystne zarówno dla Ciebie, jak i dla pracowników. Pozwala pracownikom na podjęcie przemyślanych decyzji, a tym samym zmniejsza prawdopodobieństwo, że szybko będą chcieli swoje decyzje zmieniać, co zawsze związane jest z koniecznością podejmowania przez pracodawcę dodatkowych czynności.
Zapisywanie pracowników do PPK
Zawierając umowę o prowadzenie PPK – w imieniu i na rzecz konkretnych pracowników, w praktyce zapisujesz ich do PPK. Taką umowę zawierasz tylko dla tych zatrudnionych w Twojej firmie, którzy spełniają definicję osoby zatrudnionej.
Pamiętaj, za osoby zatrudnione dla celów ustawy o PPK uważa się osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułów wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt. 18 ustawy o PPK – w Rzeczypospolitej Polskiej,
w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Zgodnie z tą definicją, do PPK powinieneś zapisać:
✤ pracowników, z wyjątkiem młodocianych oraz pracowników przebywających na urlopach górniczych lub urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla,
✤ osoby wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia,
✤ członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych,
✤ osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia (albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia), które ukończyły 18. rok życia,
✤ osoby przebywające ze wskazanych wyżej tytułów na urlopie wychowawczym lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego,
✤ członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.
Zwróć uwagę, że nie każdy zatrudniony w firmie będzie osobą zatrudnioną w rozumieniu ustawy o PPK. Samo podleganie obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym nie wystarczy, gdyż do PPK może przystąpić tylko osoba, która podlega obowiązkowo ubezpieczeniom z jednego z wyżej wymienionych tytułów (jest to katalog zamknięty).
Jak utworzyć PPK krok po kroku? Prosta instrukcja dla pracodawców 9Umowę o prowadzenie PPK zawierasz także dla osoby zatrudnionej, która w dniu jej zawarcia jest nieobecna w pracy i przebywa:
✤ na zwolnieniu lekarskim,
✤ na świadczeniu rehabilitacyjnym,
✤ na urlopie bezpłatnym, ale w miesiącu, w którym zawierana jest umowa o prowadzenie PPK, otrzymała przychód, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
Tabela nr 1. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK w imieniu osoby zatrudnionej, nieobecnej w pracy w dniu zawarcia tej umowy
| Przyczyna nieobecności | Obowiązek zawarcia umowy |
| Urlop wychowawczy | Tak |
| Urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop rodzicielski, urlop ojcowski, a w przypadku osób niebędących pracownikami ich nieobecność w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego lub zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego | Tak |
| Tak, jeżeli w miesiącu, w którym zawierana jest umowa o prowadzenie PPK, pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym i otrzyma/ł w tym miesiącu przychód, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe | |
| Urlop bezpłatny | Nie, jeżeli w miesiącu, w którym zawierana jest umowa o prowadzenie PPK, pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym i nie otrzyma/ł w tym miesiącu przychodu, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe |
| Zwolnienie lekarskie w związku z chorobą lub koniecznością sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny | Tak |
| Świadczenie rehabilitacyjne | Tak |
Uczestnictwo w PPK dla pracowników jest dobrowolne. Pracownik, który nie chce być zapisany do PPK, może – przed zawarciem w jego imieniu i na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK – złożyć pracodawcy deklarację o rezygnacji
z dokonywania wpłat do PPK. Po otrzymaniu takiej deklaracji od pracownika nie możesz zapisać go do PPK.
Wiek osoby zatrudnionej
Umowę o prowadzenie PPK zawierasz w imieniu i na rzecz „osób zatrudnionych”:
✤ które ukończyły 18 rok życia, ale nie ukończyły 55 lat – niejako z automatu (nie potrzebujesz ich zgody), o ile nie złożyły rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
✤ które ukończyły 55 lat, ale nie ukończyły 70 lat i złożyły wniosek o zawarcie w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK.
Nie możesz zapisać do PPK osób, które ukończyły 70 lat. Wiek pracowników weryfikujesz na zaplanowany przez Ciebie dzień zawarcia umowy o prowadzenie PPK.
Jesteś zobowiązany do poinformowania pracowników, którzy ukończyli 55. rok życia, ale nie ukończyli 70 lat, o tym, że nie są objęci tzw. automatycznym zapisem i mogą przystąpić do PPK wyłącznie na swój wniosek. Słusznym będzie
poinformowanie o tym tej grupy pracowników jeszcze przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK – tak, aby umożliwić im przystąpienie do PPK w pierwszym możliwym terminie, razem z pozostałymi pracownikami.
Jeśli w trakcie oszczędzania w PPK pracownik ukończy 55 lat, nie podejmujesz żadnych działań. Taki pracownik może dalej oszczędzać w PPK, bez konieczność składania wniosku. Podobnie, jeśli pracownik w trakcie oszczędzania ukończy 70 lat, nie podejmujesz żadnych działań – taki pracownik może kontynuować oszczędzanie w PPK.
Termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK
Jeśli jesteś pracodawcą, którego ustawa o PPK objęła 1 stycznia tego roku, termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK (10 maja 2021 r.) wskazuje ustawa o PPK. Musisz jednak pamiętać, że co do zasady termin zawarcia umowy
o prowadzenie PPK dla danego pracownika zależy od tego, kiedy pracownikowi upłynie 3-miesięczny okres zatrudnienia (90 dni). Zasada ta (wymóg 90 dni zatrudnienia) nie dotyczy tylko osób będących w zatrudnieniu 1 stycznia 2021 r.
Jeżeli więc zostałeś objęty ustawą o PPK 1 stycznia 2021 r. postępuj zgodnie z poniższymi zasadami:
✤ w przypadku pracowników będących w zatrudnieniu 1 stycznia 2021 r. (dzień, od którego jesteś objęty ustawą o PPK) nie ma znaczenia ich okres zatrudnienia, wszystkie te osoby zapisujesz do PPK najpóźniej 10 maja 2021 r.;
✤ jeżeli przed 10 maja jakikolwiek pracownik osiągnie 3-miesięczny okresu zatrudnienia, nie zobowiązuje to Ciebie do zawarcia dla niego umowy o prowadzenie PPK w terminie wcześniejszym niż w ten, w którym zaplanowałeś ją zawrzeć dla wszystkich pracowników (oczywiście zobowiązany jesteś zawrzeć umowę o prowadzenie PPK najpóźniej 10 maja 2021 r.);
✤ dla każdego pracownika zatrudnionego po 1 stycznia 2020 r. umowę o prowadzenie PPK możesz zawrzeć dopiero po upływie 3-miesięcznego (90 dni) okresu zatrudnienia.
Oznacza to, że umowę o prowadzenie PPK zawrzesz dla wszystkich osób, które były zatrudnione u Ciebie 1 stycznia 2021r. i będą w zatrudnieniu na dzień zawarcia umowy o prowadzenie PPK (nie miały przerwy w zatrudnieniu od 1 stycznia 2020 r. do dnia zawarcia umowy o prowadzenie PPK). Powinieneś jednak zweryfikować okres zatrudnienia każdego pracownika zatrudnionego w Twojej firmie po 1 stycznia 2021 r. oraz tych osób, które były zatrudnione 1 stycznia 2021 r., ale przed dniem zawarcia umowy o prowadzenie PPK miały przerwę w zatrudnieniu.
Do okresu zatrudnienia nie wliczasz zatrudnienia na podstawie tytułów innych niż wymienione w definicji osoby zatrudnionej oraz okresów dobrowolnego podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Okres 3 miesięcy
zatrudnienia rozumiemy jako 90 dni.
Przykład
Jan Kowalski został zatrudniony w podmiocie X (przystępującym do PPK na IV etapie wdrożenia programu) 2 stycznia 2021 r. Na dzień zatrudnienia posiadał 3-miesięczny okres zatrudnienia w tym podmiocie. Pracodawca zaplanował zawarcie umowy o prowadzenie PPK – w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych – na 10 maja 2021 r. Pomimo tego,
że Jan Kowalski już w styczniu posiadał 3-miesięczny okres zatrudnienia, pracodawca nie ma obowiązku zawarcia w jego imieniu umowy o prowadzenie PPK we wcześniejszym terminie niż zaplanowany.
Przykład
Jan Kowalski, zatrudniony w podmiocie X (przystępującym do PPK na IV etapie wdrożenia programu) na podstawie umowy o pracę (pozostawał w zatrudnieniu 1 stycznia 2021 r.), ukończy 55 lat 11 maja 2021 r. Oznacza to, że jego pracodawca, który zaplanował zawarcie umowy o prowadzenie PPK w maksymalnym terminie, tj. 10 maja br., powinien zawrzeć tę umowę także w imieniu Jana Kowalskiego. Na dzień zawarcia umowy o prowadzenie PPK Jan Kowalski nie ukończy jeszcze 55 lat, w związku z czym nie będzie potrzebny jego wniosek o zawarcie w jego imieniu umowy o prowadzenie PPK.
Przykład
Jan Kowalski jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w przedsiębiorstwie X (przystępującym do PPK na IV etapie wdrożenia programu). W okresie od 1 do 31 maja 2021 r. Jan Kowalski będzie przebywał na urlopie bezpłatnym (nie otrzyma w tym okresie żadnego wynagrodzenia). W związku z tym, że na dzień zawarcia umowy o prowadzenie
PPK (tj. 10 maja 2021 r.) Jan Kowalski nie będzie spełniał definicji osoby zatrudnionej, pracodawca nie zawrze dla niego umowy o prowadzenie PPK.
Tabela 2. Obowiązki informacyjne podmiotu zatrudniającego wobec:
pracownika, który nie jest uczestnikiem PPK
Powinieneś poinformować pracowników, którzy ukończyli 55 lat, a nie ukończyli 70 lat, o możliwości złożenia przez nich wniosku o zawarcie – w ich imieniu i na ich rzecz – umowy o prowadzenie PPK
ustawa o PPK nie określa sposobu ani formy, w jakiej ta informacja powinna trafić do pracownika;
Co 4 lata (począwszy od 2023 roku), w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, powinieneś informować pracowników, którzy złożyli deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, o ponownym dokonywaniu wpłat za tych pracowników
ustawa o PPK nie określa sposobu ani formy, w jakiej ta informacja powinna trafić do pracownika.
Powinieneś poinformować pracownika będącego już uczestnikiem PPK o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej
ustawa o PPK nie określa sposobu ani formy, w jakiej ta informacja powinna trafić do pracownika;
uczestnika PPK
Powinieneś poinformować pracowników, którzy mieli zawartą umowę o prowadzenie PPK w dniu poprzedzającym dzień zawarcia przez Ciebie umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową, o obowiązku złożenia w ich imieniu wniosków o wypłatę transferową środków zgromadzonych na ich rachunku PPK prowadzonym przez instytucję finansową, której umowa o zarządzanie PPK została wypowiedziana, na ich rachunki PPK prowadzone przez nową instytucję finansową
ustawa o PPK nie określa sposobu ani formy, w jakiej ta informacja powinna trafić do pracownika;
Powinieneś poinformować uczestnika PPK, który złożył Ci oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK, o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jego rachunkach PPK prowadzonych przez instytucje finansowe, z którymi umowy o prowadzenie PPK zawarły na jego rzecz i w jego imieniu inne podmioty zatrudniające, na jego rachunek PPK prowadzony przez instytucję finansową, z którą Ty zawarłeś umowę o prowadzenie PPK – dotyczy nowych pracowników
ustawa o PPK nie określa sposobu ani formy, w jakiej ta informacja powinna trafić do pracownika;
Co 4 lata (począwszy od 2023 roku), w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, powinieneś informować pracowników, którzy złożyli deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, o ponownym dokonywaniu wpłat za tych uczestników
ustawa o PPK nie określa sposobu ani formy, w jakiej ta informacja powinna trafić do pracownika.
instytucji finansowej
Każdorazowo powinieneś informować wybraną instytucję finansową o złożeniu przez pracownika będącego już uczestnikiem PPK deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK – nie później niż w terminie 7 dni od dnia jej złożenia
ustawa o PPK nie określa sposobu ani formy, w jakiej ta informacja powinna trafić do instytucji finansowej;
Powinieneś poinformować wybraną instytucję finansową o dokonywaniu wpłat/ponownym dokonywaniu wpłat za osobę zatrudnioną/uczestnika PPK – dotyczy autozapisu
ustawa o PPK nie określa sposobu ani formy, w jakiej ta informacja powinna trafić do instytucji finansowej
Krok 4 – Przekazuj wpłaty do PPK
Na tym etapie pamiętaj, że:
✤ wpłaty do PPK naliczasz od wynagrodzenia uczestnika PPK,
✤ pierwsze wpłaty do PPK powinieneś naliczyć i pobrać już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po zawarciu umowy o prowadzenie PPK,
✤ wpłaty należy przekazać do instytucji finansowej w terminie do 15 dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym zostały naliczone i pobrane,
✤ deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK działa od momentu jej złożenia
Wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę
Jesteś zobowiązany do finansowania wpłat podstawowych do PPK w wysokości 1,5% wynagrodzenia pracownika. Możesz także zdecydować o finansowaniu wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5% wynagrodzenia.
Możesz różnicować wysokość finansowanej przez siebie wpłaty dodatkowej ze względu na okres zatrudnienia pracowników. Jeśli zdecydujesz o różnicowaniu tych wpłat ze względu na inne kryteria niż okres zatrudnienia, to powinieneś uwzględnić to w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy.
Jeśli nie masz regulaminu wynagradzania ani układu zbiorowego pracy, to nie będziesz mógł różnicować wpłat dodatkowych ze względu na inne kryteria niż okres zatrudnienia. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, abyś stworzył taki regulamin.
Jeśli nie masz regulaminu wynagradzania ani układu zbiorowego pracy, to nie będziesz mógł różnicować wpłat dodatkowych ze względu na inne kryteria niż okres zatrudnienia. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, abyś stworzył taki
regulamin.
Wpłaty do PPK finansowane przez pracownika
Pracownik co miesiąc przeznacza na PPK 2% swojego wynagrodzenia.
Może także zadeklarować finansowanie wpłaty dodatkowej – w wysokości do 2% wynagrodzenia.
Pracownik będący już uczestnikiem PPK, który w danym miesiącu uzyskuje wynagrodzenie nieprzekraczające 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, ma możliwość obniżenia wpłaty podstawowej, do 0,5% wynagrodzenia:
✤ wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może wynosić mniej niż 2%, ale nie mniej niż 0,5%,
✤ uczestnik PPK może złożyć taką deklarację tylko w miesiącu, w którym jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł nie przekracza kwoty 1,2 krotności minimalnego wynagrodzenia.
Pamiętaj:
✤ nie uwzględniasz deklaracji o obniżeniu wpłaty podstawowej w każdym miesiącu, w którym wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane w Twojej firmie przekracza kwotę limitu,
✤ obniżasz wpłatę podstawową do zadeklarowanej wysokości, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu złożenia uwzględnionej deklaracji,
✤ w miesiącach, w których uczestnik otrzymuje wynagrodzenie wyższe od kwoty 1,2 krotności minimalnego wynagrodzenia, pomimo złożonej deklaracji naliczasz wpłatę podstawową do PPK w wysokości 2%,
✤ jeśli uczestnik PPK składa deklarację w miesiącu, w którym przepracował tylko część miesiąca z usprawiedliwionych przyczyn (absencja chorobowa, urlop bezpłatny), wynagrodzenie uczestnika powinieneś przeliczyć na pełny miesiąc.
Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są pobierane z jego wynagrodzenia netto
Podstawa naliczenia wpłat do PPK
Podstawę naliczenia wpłat do PPK stanowi wynagrodzenie uczestnika PPK.
Wynagrodzenie należy rozumieć jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o której mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, bez zastosowania limitu 30-krotności oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
Oznacza to, że do ustalania podstawy wpłat do PPK zastosujesz zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o których mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z przepisami tej ustawy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem:
✤ wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych,
✤ przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Do przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 tego rozporządzenia należą m.in.:
✤ nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat,
✤ odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 101[2] kodeksu pracy,
✤ wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór,
✤ wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł,
✤ świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS).
Przykład
Jan Kowalski jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w spółce X.
Z tytułu zatrudnienia otrzymuje miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4000 zł, premię miesięczną uzależnioną od wyników sprzedaży w wysokości do 10% wynagrodzenia zasadniczego (premia wypłacana jest w danym miesiącu za miesiąc poprzedni) oraz wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Ponadto pracodawca udostępnia Janowi Kowalskiemu samochód służbowy do celów prywatnych.
W maju 2021 r. Jan Kowalski otrzyma:
- wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4000 zł,
- premię za kwiecień w wysokości 400 zł,
- świadczenie z ZFŚS w wysokości 400 zł,
- wynagrodzenie za nadgodziny wypracowane w kwietniu w wysokości 250 zł,
- ryczałt z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych w wysokości 400 zł. Wpłaty do PPK finansowane przez uczestnika PPK oraz wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający należy naliczyć od wynagrodzenia w wysokości 5050 zł (czyli bez świadczenia z ZFŚS).
Terminy wpłat
Pierwszą wpłatę do PPK powinieneś naliczyć i pobrać już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi po zawarciu w jego imieniu umowy o prowadzenie PPK. Pierwsze wpłaty do PPK można przekazać do instytucji finansowej dopiero w miesiącu następującym po miesiącu, w którym została zawarta umowa o prowadzenie PPK.
Kolejne wpłaty do PPK należy przekazać do instytucji finansowej w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Oznacza to, że możesz je przekazywać nawet w dniu wypłaty
wynagrodzenia.
Składki na ubezpieczenia społeczne
Finansowane przez Ciebie wpłaty do PPK – zarówno podstawowe, jak i dodatkowe – nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
Podatek
Finansowane przez Ciebie wpłaty – zarówno podstawowe, jak i dodatkowe – stanowią przychód uczestnika PPK. Oznacza to, że powinieneś naliczyć i pobrać należną od tych wpłat zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z obowiązującą danego pracownika skalą podatkową (17% albo 32%).
W związku z tym, że przychód pracownika z tytułu wpłaty do PPK powstaje w chwili przekazania tej wpłaty do instytucji finansowej, to jeśli wypłata wynagrodzenia miesięcznego poprzedzi wpłatę do PPK i nie będziesz miał już z czego pobrać zaliczki na podatek (po przekazaniu wpłaty do PPK nie będzie już w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia), to jej nie pobierzesz. W takim przypadku przychód pracownika z tego tytułu powinieneś doliczyć do przychodu ze stosunku pracy wykazywanego w informacji PIT-11 za rok, w którym pracownik otrzymał ten przychód. W tej sytuacji u podatnika może wystąpić konieczność dopłaty podatku przy rozliczeniu rocznym.
Jeżeli jednak uda Ci się tak skoordynować swoje działania, w taki sposób, że wpłata do PPK będzie mieć miejsce przed wypłatą wynagrodzenia, to pobrana zaliczka powinna obejmować łączny przychód ze stosunku pracy, to jest przychody ze stosunku pracy z uwzględnieniem sfinansowanych przez Ciebie wpłat do PPK.
Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK
Pracownik w każdej chwili może zawiesić oszczędzanie w PPK. Wystarczy, że złoży deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Pracownik może złożyć taką deklarację już w pierwszym dniu, od którego jesteś zobowiązany do stosowania przepisów ustawy o PPK, czyli już od 1 stycznia 2021 r.
Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK obowiązuje od momentu jej złożenia. Oznacza to, że począwszy od chwili złożenia tej deklaracji (doręczenia pracodawcy) nie dokonujesz już wpłat do PPK, a wpłaty naliczone i pobrane, ale nieprzekazane przed dniem złożenia tej deklaracji powinieneś zwrócić pracownikowi.
Jak przekazać wpłaty do PPK
W celu comiesięcznego rozliczania wpłat do PPK:
✤ przygotowujesz zestawienie wpłat do PPK, w podziale na każdego pracownika (taką funkcjonalność zapewniają programy kadrowo-płacowe, ale istnieje możliwość przygotowania takiego zestawienia w Excelu),
✤ zestawienie przekazujesz do instytucji finansowej,
✤ dokonujesz zbiorczego przelewu na rachunek wskazany przez instytucję finansową.
Masz do dyspozycji dwie metody przekazywania zestawienia wpłat:
✤ przesłanie plików „płaskich” np. z poziomu przeglądarki internetowej (to jest opcja przewidziana dla tych pracodawców, którzy np. nie posiadają programu kadrowo-płacowego),
✤ za pośrednictwem programu kadrowo – płacowego
Jeśli nie posiadasz systemu kadrowo-płacowego, możesz przesyłać do instytucji finansowej zestawienia w Excelu, z poziomu przeglądarki internetowej.
Krok 5 – Prowadź dokumentację PPK
Na tym etapie pamiętaj, że:
✤ jesteś zobowiązany do prowadzenia dokumentacji związanej z obliczaniem oraz przekazywaniem wpłat do PPK.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji
Zawarcie umowy o zarządzanie PPK, a następnie umowy o prowadzenie PPK, wiąże się dla Ciebie również z obowiązkiem prowadzenia dokumentacji związanej z obliczaniem oraz odprowadzaniem wpłat do PPK.
Ustawa o PPK nie wskazuje okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji związanej z pracowniczym planem kapitałowym. Należy jednak przyjąć, że ponieważ wpłaty do PPK są ściśle związane z dokumentacją dot. ustalania wynagrodzenia, dokumentację tę powinno się przechowywać analogicznie jak dokumentację pracowniczą, tj. przez okres zatrudnienia, a po jego ustaniu okres przechowywania tej dokumentacji będzie wynosił 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania.
Tabela 3. Dokumentacja PPK
| Rodzaj dokumentacji | Forma |
| Dotycząca wynagrodzenia, które stanowi podstawę naliczenia wpłat do PPK: ‣ listy płac (jej prowadzenie nie jest obowiązkowe), ‣ imienne karty wynagrodzeń | Zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami |
| Dotycząca dokonywania wpłat lub rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK: ‣ wnioski o dokonywaniewpłat, ‣ deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. | Pisemna |
| Dotycząca wpłaty podstawowej finansowanej przez uczestnika PPK: ‣ deklaracja uczestnika PPK w zakresie obniżenia wpłaty podstawowej, ‣ deklaracja uczestnika PPK w zakresie zmiany wysokości wpłaty podstawowej, ‣ deklaracja uczestnika PPK w zakresie finansowania wpłaty podstawowej w przypadku niefinansowania wpłat przez podmiot zatrudniający | Nie określona w ustawie o PP |
| Dotycząca wpłaty dodatkowej finansowanej przez uczestnika PPK: ‣ deklaracja uczestnika PPK w zakresie zmiany wysokości wpłaty dodatkowej, ‣ deklaracja uczestnika PPK w zakresie rezygnacji z finansowania wpłaty dodatkowej, ‣ deklaracja finansowania wpłaty dodatkowej, w przypadku niefinansowania wpłat przez podmiot zatrudniający | Nie określona w ustawie o PPK |
| Dotycząca wpłaty podstawowej finansowanej przez podmiot zatrudniający: ‣ dokumentacja potwierdzająca porozumienie podmiotu zatrudniającego z zakładową organizacją związkową działającą w podmiocie zatrudniającym w zakresie niefinansowania wpłaty podstawowej za osoby, które przystąpiły do PPE, ‣ dokumentacja potwierdzająca spełnianie warunków z art. 25 ust. 4 ustawy o PPK. | Nie określona w ustawie o PPK |
| Dotycząca wpłaty dodatkowej finansowanej przez podmiot zatrudniający: ‣ deklaracja podmiotu zatrudniającego w zakresie odprowadzania wpłaty dodatkowej, ‣ deklaracja podmiotu zatrudniającego w zakresie zmiany wysokości wpłaty dodatkowej, ‣ deklaracja podmiotu zatrudniającego w zakresie rezygnacji z finansowania wpłaty dodatkowej. | Wymaga zapisu w umowie/zmiany umowy o zarządzanie PPK |
Wpłata dodatkowa finansowana przez podmiot zatrudniający może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym albo na podstawie postanowień regulaminu wynagrodzeń
lub układu zbiorowego pracy obowiązujących w podmiocie zatrudniającym (art. 26 ust. 3 ustawy o PPK).
Kiedy nie masz obowiązku wdrożenia PPK
Przepisów ustawy o PPK nie stosują (czyli nie zawierają umowy o zarządzanie PPK):
✤ osoby fizyczne, które zatrudniają – w zakresie niezwiązanym z ich działalnością gospodarczą – inną osobę fizyczną w zakresie niezwiązanym z ich działalnością gospodarczą.
Chodzi tutaj o przypadki zatrudnienia przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą innej osoby fizycznej – w zakresie niezwiązanym z prowadzaną działalnością, np. opiekunki do dziecka lub pomocy domowe.
Przykład
Jan Kowalski prowadzi działalność gospodarczą. Przedmiotem tej działalności są usługi budowlane. Załóżmy, że 1 sierpnia 2021 r. Jan Kowalski zatrudni pomoc domową (osobę nieprowadzącą działalności gospodarczej w tym zakresie). Jan Kowalski będzie zwolniony z obowiązku stosowania ustawy o PPK w związku z zatrudnieniem pomocy
domowej. Oznacza to, że zatrudnienie pomocy domowej nie spowoduje powstania dla niego obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz tej osoby.
✤ mikroprzedsiębiorcy, którym wszystkie osoby zatrudnione złożą deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.
Ze zwolnienia, o którym mowa powyżej, możesz skorzystać tylko, jeśli posiadasz status mikroprzedsiębiorcy – w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców.
Jeśli nie posiadasz tego statusu, to złożenie przez wszystkie osoby zatrudnione deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, nie zwalnia Ciebie z obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK.
Mikroprzedsiębiorca to taki przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z ostatnich dwóch lat spełniał łącznie następujące warunki: zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.
Decyzja pracowników o rezygnacji z oszczędzania w PPK powinna być samodzielna. Pracodawca nie może w żaden sposób nakłaniać pracowników do rezygnacji z udziału w programie.
Zwolnienie ze stosowania ustawy o PPK utracisz w dniu, w którym pierwszy pracownik złoży Ci wniosek o dokonywanie wpłat do PPK lub w którym zatrudnisz osobę, która nie zrezygnuje z dokonywania wpłat do PPK bądź gdy utracisz status mikroprzedsiębiorcy.
Utrata zwolnienia będzie oznaczała dla Ciebie konieczność uruchomienia PPK.
Umowy o prowadzenie PPK dla pracowników będziesz zobowiązany zawrzeć w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 90 dni liczonych począwszy od dnia, w którym utracisz zwolnienie.
