Optymalizacja kosztów w firmie to podstawa dobrego zarządzania finansami. Jednak właśnie teraz – gdy ceny prądu i gazu biją rekordy, coraz więcej przedsiębiorców oraz zarządzających placówkami publicznymi szuka oszczędności. Poprosiliśmy o wskazówki Dariusza Kędziorę, Dyrektora Handlowego z Euroimpex S.A. i eksperta w dziedzinie audytu i optymalizacji kosztów.

Wiele firm i instytucji zastanawia się teraz, jak obniżyć koszty. Od czego powinni zacząć?

Punktem wyjścia powinien być audyt. To szereg analiz i badań, które pozwalają dokładnie oszacować poziom bieżących wydatków, a następnie zaplanować ich redukcję. Ponieważ obecnie jednym z największych problemów jest cena prądu, sugeruję przyjrzeć się dokładniej jego zużyciu. Z naszego wieloletniego doświadczenia wynika, że świadomość kosztów jakie generują urządzenia biurowe, takie jak drukarki i urządzenia wielofunkcyjne, jest bardzo niska. A przecież w każdej firmie, banku, placówce publicznej, takiej jak urząd, szkoła pracują codziennie drukarki i urządzenia wielofunkcyjne. Tymczasem audyt kosztów, jakie generują urządzenia drukujące jest jednym z najprostszych sposobów na zaplanowanie optymalizacji kosztów.

Co może wykazać audyt urządzeń drukujących?

W ciągu kilkunastu lat naszej pracy i doświadczeń w audytach i optymalizacji kosztów zdiagnozowaliśmy kilka najważniejszych problemów.

Jednym z nich jest przewymiarowanie urządzeń biurowych oraz ich wydajności w stosunku do rzeczywistych potrzeb, które już na wstępie narażają firmę na wysokie koszty. Aby tego uniknąć, należy być ekspertem lub skorzystać z pomocy eksperta, takiego jak nasza firma. Potrafimy bardzo dokładnie obliczyć, jakie jest rzeczywiste zapotrzebowanie na wydruki i dzięki temu dostosować rodzaj oraz ilość sprzętu. W efekcie firma może zaoszczędzić setki tysięcy złotych na starcie, tylko dzięki dobraniu urządzeń do realnych potrzeb.

Na czym jeszcze można zaoszczędzić?

Istotna jest także kontrola wydruków. W placówkach, w których zainstalowaliśmy nasze oprogramowanie Documaster Multiaudit, koszty związane z wydrukami (prąd, materiały eksploatacyjne) obniżyły się od 30 do 50%. W przypadku instytucji, w których wykonywanych jest minimum 50.000 wydruków, koszty te wynoszą miesięcznie od kilku tysięcy złotych i więcej. Kolejna sprawa to serwis i naprawa urządzeń. Aby zaoszczędzić czas i pieniądze naszych klientów, instalujemy specjalne oprogramowanie monitorujące stan techniczny urządzeń – Documaster Service. Aplikacja przesyła informacje o błędach, które możemy usunąć zdalnie. Informuje również o poziomie tonerów, tuszy, papieru, dzięki czemu urządzenia mogą pracować bez przestojów. Stały monitoring maszyn zapobiega także występowaniu większych awarii, a regularne przeglądy wydłużają czas eksploatacji na wiele lat.

Jak zabezpieczyć umowy i interesy firmy?

Kolejnym ważnym aspektem optymalizacji kosztów są umowy dzierżawy oraz umowy w koszcie za wydruk w przypadku, gdy firmy leasingują drukarki i urządzenia. Większość firm, w których korzysta się z korytarzowych urządzeń wielofunkcyjnych, dzierżawi je bezpośrednio od producenta lub autoryzowanego dystrybutora. Zasady korzystania i eksploatacji urządzeń oraz ich serwisu są określone w umowach dzierżawy. Niestety, często zawierają one niekorzystne zapisy, niemożliwe do wykrycia dla osób zawodowo niezwiązanych z rynkiem. Jako eksperci doskonale znający zasady funkcjonowania dzierżawy, a także zapisy umów, bardzo szybko jesteśmy w stanie wskazać rekomendacje do zmian w umowach. Dzięki temu zabezpieczamy interesy naszego klienta i pomagamy uniknąć dodatkowych kosztów.

Czy ekologia może przełożyć się na oszczędności?

Niewłaściwa konfiguracja urządzeń jest nie tylko nieekologiczna, ale również generuje ogromne koszty. Ponadto stwarza niebezpieczeństwo dla zdrowia pracowników. Dobierając sprzęt trzeba brać pod uwagę nie tylko wydajność oraz cenę zakupu, ale też koszty eksploatacji. Ile prądu zużywa dane urządzenia? Jakie substancje emituje? Czy wymaga wymiany części oraz częstego serwisu? Na te pytania odpowiada audyt ekologiczny, którego efekty pomagają nie tylko w optymalizacji kosztów, ale też w optymalizacji ekologicznej.

Wpływ na środowisko naturalne i zdrowie pracowników

Wyniki badań naukowych dowodzą, że w efekcie eksploatacji drukarek laserowych, z ich tonerów uwalniają się wyjątkowo niebezpieczne dla zdrowia substancje. Okazuje się, że nanocząsteczki zawarte w tonerach, poprzez ich mimowolne wdychanie, przedostają się przez płuca do krwiobiegu. Stamtąd wędrują do całego naszego organizmu! Gdy proszek z tonera drukarki i papier przesuwają się nad gorącym wałkiem, do otoczenia uwalniane są tak zwane lotne związki organiczne. Te związki następnie kondensują się w efekcie ich reakcji ze znajdującym się w powietrzu ozonem. Skutkuje to produkcją najbardziej niebezpiecznych dla naszego zdrowia toksycznych nanocząsteczek. Ponadto okazuje się, że im wyższa temperatura panuje w urządzeniu, tym więcej nanocząsteczek jest ono w stanie wyemitować. Naukowcy udowodnili, iż z drukarek uwalniają się toksyczne nanocząsteczki. Są to m.in. nanocząsteczki krzemionki, tlenku glinu, tlenku tytanu, tlenku żelaza, tlenku cynku, tlenku miedzi, tlenku ceru, sadzy.

Brak kontroli środowiska przetwarzania dokumentów może firmę dużo kosztować

Dużym problemem w firmach jest też brak odpowiedniej kontroli środowiska przetwarzania dokumentów. Brak właściwych procedur, naraża firmę na ogromne straty nie tylko z tytułu generowanych kosztów, ale także w związku z nieprzestrzeganiem Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Optymalizacja kosztów nie może odbywać się bez zbadania systemu wydruków. Dlatego podczas naszego audytu zwracamy na to szczególną uwagę. Posiadamy rozległe doświadczenie oraz kompetencje, których dowodzi certyfikat PN-EN ISO/IEC 27001:2017-06. Certyfikat potwierdza, że produkowane przez naszą firmę oprogramowanie, procesy, usługi oraz procedury spełniają światowe standardy Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji. Zatem w trakcie optymalizacji wprowadzamy procedury, które są zgodne z obowiązującym prawem. Ponadto stworzone przez nas oprogramowanie, zapewniające wydruk poufny i podążający oraz zabezpieczenia danych osobowych zgodne z RODO, pozwalają nam dokładnie uszczelnić system i zabezpieczyć wszelkie przetwarzane przez organizację dane.

Jakie korzyści daje optymalizacja kosztów wydruków?

Naszą rolą jest, aby tak dobrać i skonfigurować flotę urządzeń, aby pracowały ekonomicznie zużywając jak najmniej prądu, części zamiennych oraz tonerów/tuszy. Oprócz tego dbamy, aby były przyjazne dla środowiska i dla zdrowia pracowników. W tym aspekcie firma zyskuje potrójną korzyść. Ekonomiczną, związaną z mniejszymi kosztami eksploatacji, środowiskową oraz wizerunkową. Dbając o zdrowie pracowników, firma jednocześnie nie przyczynia się do pogarszania sytuacji klimatycznej na naszej planecie.

Oszczędności od kilkuset tysięcy do nawet miliona złotych rocznie

Zabezpieczenie interesów firmy, odpowiednio zoptymalizowane i skonfigurowane urządzenia, ekologia, zdrowie pracowników, ograniczenie zużycia prądu, odpowiednie zabezpieczenie danych w firmie. To podstawowe elementy, na które powinna zwrócić uwagę każda organizacja. Realizacja planu optymalizacji wymaga z kolei eksperckiej wiedzy. Dlatego audyt oraz optymalizację należy zlecić fachowcom posiadającym wiedzę popartą doświadczeniem. Dzięki właściwie zaplanowanym działaniom firmy są w stanie już w pierwszym miesiącu po wdrożeniu procedur i rozwiązań IT generować znaczące oszczędności, które w skali roku mogą osiągać od kilkuset tysięcy do nawet miliona złotych.

Informacji do niniejszego artykułu udzielił Dariusz Kędziora, Ekspert w dziedzinie audytów i optymalizacji kosztów w firmach oraz jednostkach administracji publicznej, Dyrektor Handlowy w Euroimpex S.A.

Chcesz dowiedzieć się, jak obniżyć koszty w swojej firmie lub organizacji?

Skontaktuj się z Euroimpex S.A.