Pandemia COVID-19 okazała się prawdziwym game changerem w kontekście form i metod pracy. Lockdown w 2020 r. i późniejsze obostrzenia ujawniły, jak niski jest poziom cyfryzacji w instytucjach publicznych – od szkół, po urzędy. Od tamtego momentu praca zdalna jest jednym z najważniejszych wyzwań stojących przed administracją publiczną.

Z rządu płyną dotacje, a do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów trafił właśnie projekt rozporządzenia wprowadzający pracę zdalną w urzędach i podległych instytucjach. Na konferencji prasowej 21 stycznia Premier Mateusz Morawiecki zalecił wszystkim instytucjom administracji państwowej pracę zdalną i hybrydową. To samo polecił jednostkom samorządu terytorialnego. Czy instytucje te są gotowe na pracę zdalną i niestacjonarną obsługę interesantów?

Cyfryzacja i praca zdalna w urzędach

Odpowiedź na pytanie postawione wyżej nie jest prosta. Wprawdzie od początku 2020 r. mowa jest o konieczności cyfryzacji usług publicznych, zwłaszcza w obrębie gmin. Ale w praktyce dopiero pod koniec 2021 r. pojawiły się realne działania ze strony rządu. Jesienią Centrum Projektów Polska Cyfrowa ogłosiła Konkurs Cyfrowa Gmina, którego celem jest wsparcie procesu cyfryzacji w urzędach oraz podniesienie cyberbezpieczeństwa. Dotacje w pierwszych dwóch rundach zostały już przyznane, a obecnie trwa nabór wniosków dla gmin wytypowanych do rundy III.

Cyfrowa Gmina to szansa dla samorządów na wdrożenie narzędzi do pracy zdalnej

Konkurs Cyfrowa Gmina to ogromne finansowe wsparcie dla samorządów. Dotacja o wartości nawet 2 mln złotych dla pojedynczej gminy powinna zostać wykorzystana na kompleksową cyfryzację, która zabezpieczy działanie urzędów przed skutkami COVID-19. W tym celu organizator konkursu wskazał cztery moduły, które powinien obejmować wniosek. Są to: oprogramowanie chmurowe do pracy zdalnej i umożliwiające obsługę interesantów online, edukacja cyfrowa, sprzęt IT potrzebny do pracy zdalnej oraz systemy cyberbezpieczeństwa.

Bezzwrotne dotacje z Polskiego Ładu

Program Inwestycji Strategicznych Polski Ład także przewiduje dofinansowania w zakresie cyfryzacji usług publicznych i komunalnych oraz modernizacji infrastruktury kulturalnej oraz turystycznej. Do 15 lutego możliwe jest ubieganie się o dotację w dwóch programach. W trzeciej rundzie dla gmin i powiatów z terenów byłych PGR oraz w II rundzie w programie skierowanym do JST i związków JST. Popegeerowskie gminy mogą złożyć dwa wnioski, o wartości 2 mln złotych pierwszy oraz 5 mln złotych drugi, a powiaty, związki międzygminne i powiatowo-gminne odpowiednio: 2 wnioski na 2 mln i 8 mln złotych. Z kolei w programie dla JST możliwe jest złożenie aż 3 wniosków o wartości: do 65 mln zł, do 30 mln zł oraz obligatoryjnego wniosku o wartości do 5 mln złotych.

Praca zdalna w administracji – jakie narzędzia wybrać?

Warto postawić na rozwiązania proste w obsłudze, użyteczne i spełniające wymagania konkursów i programów, w których można wnioskować o dotację. Takim narzędziem jest skierowana do urzędów chmura obliczeniowa Documaster Office in the Cloud. System umożliwia wygodną pracę zdalną, z cyfrowym odwzorowaniem metod archiwizacji danych dobrze znanych i praktykowanych w urzędach. Obsługa systemu jest intuicyjna i nie stanowi najmniejszego problemu nawet dla osób o niskich kompetencjach cyfrowych. System zawiera szereg przydatnych funkcjonalności, które są kluczowe zarówno w kontekście pracy zdalnej jak i obsługi mieszkańców. Jedną z nich jest system zróżnicowanych uprawnień użytkowników, dzięki którym możliwe jest wydzielenie zasobów dostępnych tylko dla wybranych osób lub grup. Narzędzia komunikacji zdalnej – wideorozmowy, czat – mogą być wykorzystywane bezpiecznie zarówno do prowadzenia prywatnych, poufnych spotkań, jak i transmitowania rad, konferencji, realizacji szkoleń, konsultacji społecznych.

Drukowanie i cyfryzacja papierowych dokumentów

Tym, co odróżnia chmurę Documaster od pozostałych systemów do pracy zdalnej jest integracja z urządzeniami wielofunkcyjnymi. Jako integralny element systemu, specjalnie oprogramowane urządzenia umożliwiają drukowanie, kopiowanie i skanowanie w trybie poufnym i podążającym. Oznacza to, że z tego samego urządzenia bezpiecznie i przede wszystkim samodzielnie mogą korzystać zarówno pracownicy, jak i interesanci – mieszkańcy gminy. Ponadto funkcja OCR – optical character recogniction, pozwala na cyfryzację papierowych dokumentów, z możliwością ich późniejszej edycji w programie tekstowym.

Oprogramowanie do pracy zdalnej dla samorządowych instytucji

Producent oprogramowania Documaster Office in the Cloud stworzył też produkty szczegółowo dostosowane do potrzeb pozostałych publicznych instytucji. Na przykład Documaster History, skierowany do instytucji związanych z kulturą oraz turystyką, to nie tylko narzędzie do pracy zdalnej. To także system do promocji wydarzeń kulturalnych, tras i atrakcji turystyczny, organizowania e-konferencji, szkoleń i spotkań online. Dla bibliotek, które chciałyby dodatkowo zdigitalizować swoje zbiory oraz oferować możliwość korzystania z nich w formie cyfrowej, powstał system Documaster e-Biblioteka. Z oprogramowania do nauki zdalnej, hybrydowej i stacjonarnej Documaster Campus już od wielu lat korzystają tysiące uczniów, nauczycieli, studentów i wykładowców w całej Polsce.

Na wszystkie te produkty można otrzymać dotację w konkursie Cyfrowa Gmina, a także w Programie Polski Ład. Szczegółowe informacje są dostępne na stronie producenta oprogramowania, Euroimpex S.A.

mat. prasowe euroimpex